KI im Betrieb einführen. Ein Ablauf, zwei Wochen, eine Zahl.
Die meisten KI-Projekte in kleinen und mittleren Betrieben scheitern nicht an der Technik. Sie scheitern daran, dass niemand vorher festgelegt hat, welche Arbeit genau verschwinden soll und woran man merken würde, dass sie verschwunden ist. Dann wird etwas eingerichtet, alle finden es interessant, nach drei Monaten benutzt es niemand mehr, und die Erfahrung lautet: bringt nichts.
Dagegen hilft ein Verfahren, das langsamer aussieht und schneller zu einem Ergebnis führt. Ein Ablauf, zwei Wochen Probelauf, eine Zahl am Ende.
Schritt eins: den Ablauf finden, nicht das Werkzeug
Die Frage lautet nicht, was KI kann. Sie lautet, welche Arbeit in Ihrem Betrieb viel Zeit kostet und wenig Entscheidung enthält.
Diese zweite Hälfte ist der entscheidende Teil. Arbeit, die Zeit kostet und Entscheidungen enthält, ist Ihre Arbeit und soll es bleiben. Arbeit, die Zeit kostet und immer gleich abläuft, ist der Kandidat. In den meisten Betrieben finden sich drei bis vier solche Stellen:
Anfragen, die nach Dringlichkeit sortiert und mit einer ersten Antwort versehen werden müssen. Bewerbungen, die nach den immer gleichen Kriterien vorgeordnet werden. Dokumente, aus denen man dieselben Angaben herausschreibt, um sie an anderer Stelle einzutragen. Und Texte, die aus Stichworten entstehen: Angebote nach Vorlage, Baustellenberichte, Stellenanzeigen, Antworten auf Ausschreibungen.
Nehmen Sie davon eine. Nicht drei.
Schritt zwei: den Ausgangswert festhalten, bevor etwas passiert
Das ist der Schritt, der fast immer übersprungen wird, und ohne den am Ende niemand sagen kann, ob es sich gelohnt hat.
Zählen Sie zwei Wochen lang, wie oft dieser Ablauf vorkommt und wie lange er dauert. Kein Messsystem, ein Blatt Papier oder eine Tabelle reicht. Notieren Sie außerdem, wie oft etwas liegen bleibt oder zu spät passiert, denn das ist häufig der teurere Teil.
Am Ende dieser zwei Wochen haben Sie drei Zahlen: Anzahl, Dauer, Verspätungen. Das ist Ihr Ausgangswert. Er ist ungenau und trotzdem hundertmal brauchbarer als eine Schätzung im Nachhinein.
Schritt drei: einrichten auf Ihre Sprache und Ihre Regeln
Ein Assistent, der allgemein antwortet, wird nicht benutzt, weil man jede Antwort ohnehin umschreibt. Brauchbar wird er erst, wenn er Ihre Öffnungszeiten kennt, Ihren Ton hat, Ihre Fragen stellt und Ihre Kriterien anwendet.
Dazu gehört auch das Gegenteil, und es ist genauso wichtig: was er nicht darf. Keine Preise nennen. Keine Termine zusagen. Nichts ohne Freigabe nach außen geben. Sich nie als Mensch ausgeben. Diese Grenzen werden vorher festgelegt und nicht später nachgezogen, wenn etwas passiert ist.
Vor dem Livegang prüfen Sie die Ergebnisse an echten Fällen aus der Vergangenheit. Wenn der Assistent zwanzig alte Anfragen sinnvoll sortiert und beantwortet hätte, kann er die nächsten zwanzig bearbeiten. Wenn nicht, wird nachgestellt, und das kostet zu diesem Zeitpunkt nichts.
Schritt vier: zwei Wochen Probelauf mit Kontrolle
Im Probelauf arbeitet der Assistent mit, aber nichts geht ohne Sie hinaus. Er sortiert, entwirft und schlägt vor. Sie lesen, ändern, senden. Alles, was er tut, sehen Sie mit.
Zwei Wochen sind kurz genug, dass es niemand aussitzt, und lang genug, dass die Ausnahmen auftreten. Die Ausnahmen sind der eigentliche Zweck dieser Phase. Der normale Fall funktioniert nach zwei Tagen. Interessant ist die Anfrage in gebrochenem Deutsch, die Bewerbung ohne Lebenslauf, das Dokument, das gescannt und schief ist. Was dabei nicht passt, wird nachgestellt, und zwar während des Probelaufs.
Gleichzeitig zählen Sie weiter, dieselben drei Zahlen wie vorher. Das ist der Grund, warum Schritt zwei nicht übersprungen werden darf.
Schritt fünf: entscheiden
Nach dem Probelauf stellen Sie die Zahlen nebeneinander und entscheiden eine von drei Möglichkeiten.
Es bleibt so, und der nächste Ablauf kommt dazu. Das ist der häufigste Fall, und der nächste Ablauf ist danach schneller eingerichtet, weil die Grundlage schon steht.
Es bleibt so, und es kommt nichts dazu. Auch das ist ein gutes Ergebnis. Ein Ablauf, der zuverlässig läuft, ist mehr wert als vier, die halb laufen.
Es wird abgeschaltet. Das ist ein ordentliches Ergebnis, kein Scheitern, wenn es nach zwei Wochen und einer überschaubaren Summe passiert und nicht nach einem Jahr Projekt. Sie wissen danach etwas, das Sie vorher nicht wussten, und Sie haben nichts umgebaut, was Sie zurückbauen müssten.
Was in dieser Reihenfolge nicht vorkommt
Es kommt keine Anschaffung am Anfang vor. Welche Ausstattung Ihr Fall braucht, steht im Angebot, bevor Sie etwas kaufen. Begonnen wird mit einem einzelnen Ablauf, nicht mit einem Rechenzentrum.
Es kommt keine Umstellung Ihrer bestehenden Programme vor. Der Assistent arbeitet in dem mit, was da ist.
Und es kommt keine Frage vor, die im Nachhinein geklärt wird. Bevor der erste Fall läuft, ist festgelegt, welche Daten wohin fließen: Das Modell arbeitet zuerst lokal, auf Ihrem Server oder auf einem Server in Deutschland, und nur was wirklich ein großes Modell braucht, geht zu einem Anbieter, mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Diese Festlegung steht im Angebot.
Der erste Satz, den Sie schreiben müssen
Es braucht dafür keine Vorbereitung und kein Gespräch. Beschreiben Sie über das Kontaktformular den einen Ablauf, der bei Ihnen am meisten Zeit kostet, und wie oft er ungefähr vorkommt. Sie bekommen eine realistische Summe zurück, bevor irgendjemand telefoniert, meist am gleichen Werktag. Was dabei zusammenkommen kann, Website, eigene Anwendung und KI-Unterstützung, können Sie sich im Konfigurator zusammenstellen.
Was davon trifft auf Ihren Betrieb zu?
Eine Mail reicht. Sie bekommen eine realistische Summe zurück, ohne Gespräch und ohne Verpflichtung.