Lizenz pro Kopf oder eigene Anwendung. Wie man das rechnet.
Für fast jeden Ablauf im Betrieb gibt es fertige Software. Sie kostet pro Person und Monat, ist sofort verfügbar und bringt hundert Funktionen mit. Davon nutzen Sie drei. Die Frage ist nicht, ob fertige Software schlecht ist, sondern ab wann sich etwas Eigenes rechnet und woran man das erkennt.
Diese Rechnung kann niemand für Sie allgemein aufstellen, weil sie von Ihrer Kopfzahl und Ihrer Laufzeit abhängt. Sie können sie aber selbst aufstellen, und zwar an einem Nachmittag.
Die Rechnung, die selten gemacht wird
Nehmen Sie den Lizenzpreis pro Person und Monat, multiplizieren Sie mit der Anzahl der Personen, die einen Zugang brauchen, und dann mit sechsunddreißig Monaten. Drei Jahre sind ein realistischer Zeitraum, weil Software, die läuft, länger als drei Jahre läuft. Die Zahl, die dabei herauskommt, ist der Vergleichswert. Sie wird meist deutlich größer als erwartet, weil sie im Alltag in kleinen Monatsbeträgen bezahlt wird und nie als Summe auf einem Blatt steht.
Rechnen Sie drei Dinge dazu, die in der Monatsrechnung nicht auftauchen. Erstens die Preisanpassungen: Lizenzpreise steigen, und Sie haben darauf keinen Einfluss. Zweitens die Zugänge, die Sie zusätzlich brauchen, wenn Sie wachsen, und die Zugänge, die Sie für Aushilfen oder Saisonkräfte brauchen, aber nur zwei Monate im Jahr. Drittens die Arbeit, die entsteht, weil Ihr Ablauf nicht in die Software passt: die Tabelle, die jemand nebenher pflegt, die Angaben, die doppelt eingetragen werden, der Export, den jemand jeden Freitag von Hand macht. Diese Arbeit ist der eigentliche Preis, und sie steht auf keiner Rechnung.
Auf der anderen Seite steht eine eigene Anwendung. Sie kostet einmal, was sie kostet. Danach fallen Betrieb und Pflege an, aber keine Gebühr pro Kopf. Ob sich das lohnt, hängt davon ab, wo sich die beiden Zahlen schneiden, und dieser Schnittpunkt liegt umso früher, je mehr Leute einen Zugang brauchen und je länger die Software laufen soll.
Wann eine eigene Anwendung die richtige Wahl ist
Es gibt vier Anzeichen, und sie sind zuverlässiger als jede Rechnung.
Ihr Ablauf ist der Grund, warum Kunden zu Ihnen kommen. Wenn Sie anders arbeiten als die Konkurrenz und das Ihr Vorteil ist, dann ist Standardsoftware, die Ihnen den Ablauf der Konkurrenz aufzwingt, ein Verlust. Es ist ein leiser Verlust, weil er sich nur darin zeigt, dass alles etwas länger dauert.
Sie zahlen für viel und nutzen wenig. Eine große Lizenz, von der drei Funktionen im Einsatz sind, ist ein deutliches Zeichen. Eine eigene kleine Anwendung, die genau diese drei Dinge macht, ist außerdem leichter zu bedienen, weil sie nichts anderes anbietet.
Es läuft schon eine Tabelle daneben. Die Excel-Datei neben der Software ist die genaue Beschreibung dessen, was fehlt. Wer sie öffnet, liest die Anforderung an eine eigene Anwendung fertig formuliert, mit allen Feldern, die tatsächlich gebraucht werden.
Die Daten sollen bei Ihnen bleiben. Personaldaten, Kundendaten, Preise, Kalkulationen. Bei einer eigenen Anwendung, die auf Ihrem Hosting oder auf einem Server in Deutschland läuft, ist die Frage, welche Daten wohin fließen, technisch beantwortet und nicht von Vertragsbedingungen abhängig, die sich ändern können.
Wann Standardsoftware bleiben sollte
Es gibt Bereiche, in denen etwas Eigenes fast immer die falsche Entscheidung ist. Buchhaltung und Lohn gehören dazu: Die Vorschriften ändern sich regelmäßig, und die Pflege dieser Änderungen ist genau die Leistung, für die man die Lizenz bezahlt. Dasselbe gilt für Mail und Kalender.
Die sinnvolle Aufteilung ist deshalb meist keine Entscheidung gegen die vorhandene Software, sondern daneben. Ihre Buchhaltung bleibt, wo sie ist. Die Disposition, die heute in drei Tabellen und einer Gruppenchat-Gruppe liegt, wird eine eigene Anwendung. Beide tauschen die Daten aus, die sie brauchen. Dafür sind Schnittstellen da.
Wie man klein anfängt
Der häufigste Fehler bei eigener Software ist, alles gleichzeitig zu wollen. Das erzeugt ein großes Projekt mit einem langen Zeitraum ohne Ergebnis, und die Hälfte der Anforderungen ist bis zur Fertigstellung überholt.
Der bessere Weg geht über einen Ablauf. Nehmen Sie den einen, der heute am meisten Zeit frisst. Der wird gebaut, geht in Betrieb und wird benutzt. Erst danach kommt der nächste, und der sieht dann oft anders aus als geplant, weil man in der Zwischenzeit etwas gelernt hat. Gebaut wird gegen einen Festpreis für diesen Abschnitt, mit einem klickbaren Prototyp, bevor die teure Arbeit beginnt. So sehen Sie, wie es aussieht und wie es sich bedient, solange Änderungen noch nichts kosten.
Am Ende gehören Ihnen der Code und die Daten. Das ist der Unterschied, der sich erst nach Jahren zeigt: Sie können den Dienstleister wechseln, weiterbauen lassen oder es liegen lassen, und die Anwendung läuft weiter.
Wenn Sie wissen wollen, wo bei Ihnen der Schnittpunkt liegt, brauchen Sie dafür kein Gespräch. Beschreiben Sie über das Kontaktformular, welche Software Sie heute bezahlen, für wie viele Personen, und welchen Ablauf sie nicht abdeckt. Sie bekommen eine realistische Summe für die eigene Variante zurück, meist am gleichen Werktag. Was dazugehören könnte, sehen Sie im Konfigurator: Disposition, Auftrag und Kunde, Bewerberportal, Kundenportal, einzeln auswählbar.
Was davon trifft auf Ihren Betrieb zu?
Eine Mail reicht. Sie bekommen eine realistische Summe zurück, ohne Gespräch und ohne Verpflichtung.